(Lunes 21 de marzo) El alcalde de Guadix, Santiago Pérez López, ha visitado este mediodía el Palacio de Peñaflor con la intención de comprobar cómo transcurren las labores de archivo histórico municipal, ya que se está acopiando toda la información que el Ayuntamiento de Guadix genera en su día a día administrativo que, con el paso del tiempo, pasa a ser documentación histórica. En la visita ha estado acompañado por la concejala de Cultura, Marina Sánchez; por el concejal de Urbanismo, José Antonio González Alcalá; por el concejal de Juventud, José Ignacio Garrido; y por la concejala de Turismo, Laura Serrano.
El primer edil accitano, Santiago Pérez, ha remarcado que «el Ayuntamiento tenía un problema de conservación de los fondos, de ubicación y de clasificación. Nos propusimos plantear un proceso en el que fuéramos por fases para, poco a poco, dignificar el lugar donde se conserva la documentación municipal y, sin duda, esa documentación una vez que se necesita para cualquier circunstancia, pudiéramos acceder a ella de forma inmediata y, al mismo tiempo, ir engrosando y consolidando lo que tiene ser el archivo histórico municipal de la ciudad».
En la parte baja del Palacio de Peñaflor se va a ubicar el archivo municipal propiamente dicho que es «donde se ha trabajado y hay otra sección en el piso superior donde vamos a ubicar el archivo de protocolos notariales de la ciudad de Guadix, junto con lo que el Ayuntamiento posee de archivo histórico de épocas anteriores». Las dos salas se han adecuado a los sistemas que se exigen desde el punto de vista de iluminación, de que sea una zona que no tenga problemas de cara a incendios. Pérez López ha incidido en que «se han hecho unas instalaciones acordes con las demandas que se plantean y se ha hecho una magnífica labor por parte de Carmen Hernández Montalbán y Almudena Delgado. Tengo que agradecerles su tarea y todo lo que están haciendo porque el servicio del archivo tenga los parámetros necesarios y, especialmente, que se pueda encontrar cualquier documento de manera inmediata».
El alcalde accitano, Santiago Pérez, ha querido dejar claro que es una tarea de la que aún quedan cosas por hacer: «Ya hay un cuerpo importante de documentación clasificada y ordenada. La idea es que en el plazo de un año, todos los fondos del archivo municipal de la ciudad estén físicamente en esta sala y los fondos del archivo histórico de protocolos notariales y lo que tenemos de la ciudad, estén en la sala superior». Pérez López ha finalizado haciendo hincapié en que el trabajo «va para largo, porque el Ayuntamiento tiene previsto algo muy interesante que sería la digitalización del archivo de protocoles notariales históricos de la ciudad. Es muy importante no sólo la conservación de unos fondos que van más allá del año 1480, sino, sobre todo, el hacer esos libros lo más accesible posible a todos los estudiosos que vengan a consultarlos. Es un papel que se deteriora muchísimo y nosotros pretendemos hacer la digitalización para que cualquier persona que lo interese un escribano del siglo XVIII, pida el soporte digital, lo pueda abrir en su ordenador e inmediatamente pueda consultar el tema concreto que le interese, bien un repartimiento, una tasación económica,… Todo ello nos sirve para construir historia civil y es otro proyecto que lo vamos a continuar en una segunda y una tercera fase para armar un buen archivo histórico municipal que no tiene la ciudad».
Por su parte, Carmen Hernández Montalbán ha explicado el proceso que han seguido para el acopio de documentos: «El objetivo principal era que el archivo central de gestión del Ayuntamiento, necesitaba un cuadro de clasificación que no estaba realizado, había que unificar criterios y darle una clasificación al archivo. Como organismo vivo que es el Ayuntamiento, teníamos que hacer una clasificación orgánica y funcional, dependiendo de la documentación que se generara en cada uno de los departamentos del Ayuntamiento». Al mismo tiempo, han empezado a hacer una catalogación y un inventario: «Hemos creado una base de datos muy rudimentaria sobre lo que había en cada caja y se han clasificado las distintas secciones dependiendo de los departamentos. En la zona de abajo está todo lo de secretaría general y parte de cultura. Hay más trabajo hecho de la parte de obras y urbanismo y de la parte de hacienda e intervención, pero esas cajas todavía queda que subirlas al archivo histórico. Además, esta base de datos, que hemos creado, queríamos ponerla en la intranet del Ayuntamiento como una base de consulta para que la gente que quiera acceder a un documento, pueda buscarlo directamente».